Es ist keine Entweder-oder-Entscheidung
Die meisten Ratgeber stellen die Frage falsch. Komplett selbst entwickeln oder alles von der Stange kaufen? So funktioniert die Realität nicht.
Ein durchschnittliches Unternehmen nutzt 106 SaaS-Anwendungen. Die SaaS-Kosten pro Mitarbeiter lagen 2025 bei rund 8.400 EUR, Tendenz steigend mit 11,4% jährlicher Preiserhöhung. Die allgemeine Inflation? 2,7%. Diese Schere geht jedes Jahr weiter auf.
Aber Eigenentwicklung ist auch kein Selbstläufer. Nur 31% aller großen Softwareprojekte werden termin- und budgetgerecht abgeschlossen. Über ein Drittel wird komplett eingestellt.
Was also tun? Die Antwort ist fast immer ein Hybrid: Standardsoftware für Routinefunktionen, Eigenentwicklung für das, was Sie vom Wettbewerb abhebt, APIs als Bindeglied.
Dieser Beitrag gibt Ihnen ein strukturiertes Bewertungsmodell an die Hand.
Die 5-Faktoren-Bewertungsmatrix
Bewerten Sie jeden Faktor von 1 bis 5 für den konkreten Prozess, den Sie analysieren. Nicht für Ihr ganzes Unternehmen. Ein Prozess nach dem anderen.
Faktor 1: Einzigartigkeit des Prozesses
Wie stark weicht Ihr Prozess vom Branchenstandard ab?
1 = Komplett standardisiert (Buchhaltung, Lohnabrechnung, E-Mail) 2 = Weitgehend standard mit kleinen Anpassungen 3 = Merklich individualisiert 4 = Deutlich anders als beim Wettbewerb 5 = Vollständig einzigartig
Ein Maschinenbauunternehmen mit einer proprietären Kalkulationsmethode bekommt eine 4 oder 5. Eine Firma, die ihre Rechnungen wie jeder andere erstellt, bekommt eine 1.
Faktor 2: Wachstumsdynamik
Wohin entwickelt sich Ihr Unternehmen in den nächsten 2-3 Jahren?
1 = Stabil, kein nennenswertes Wachstum 2 = Langsames, planbares Wachstum (10-15% jährlich) 3 = Moderates Wachstum, Expansion in neue Märkte 4 = Schnelles Wachstum, Verdopplung pro Jahr 5 = Explosives Wachstum, Geschäftsmodell hängt von Skalierung ab
Warum das wichtig ist? SaaS-Tools rechnen nach Nutzern oder Verbrauch ab. Was heute 500 EUR/Monat kostet, wird bei 10-fachem Wachstum 5.000 EUR/Monat. Eigene Software skaliert über Infrastrukturkosten, die deutlich langsamer steigen.
Faktor 3: Integrationskomplexität
Wie tief ist dieser Prozess mit Ihren anderen Systemen verzahnt?
1 = Alleinstehend, keine Integration nötig 2 = Leichte Integration (ein bis zwei Datenabgleiche) 3 = Mittlere Komplexität (verbunden mit 3-5 Systemen) 4 = Starke Vernetzung (zentrale Drehscheibe) 5 = Geschäftskritische Datenpipeline über viele Systeme
Jede Schnittstelle zwischen SaaS-Tools schafft Bruchstellen. Gartner schätzt, dass versteckte Integrations-, Schulungs- und Anpassungskosten die wahren SaaS-Gesamtkosten um 150-200% über den Listenpreis heben.
Faktor 4: Regulatorische Anforderungen
Wie stark ist dieser Prozess reguliert?
1 = Keine besonderen Anforderungen 2 = Basis-Datenschutz (Standard-DSGVO) 3 = Branchenspezifische Vorschriften 4 = Strenge Dokumentationspflichten, Audit-Trails nötig 5 = Höchste Sicherheitsstufe, Datenlokalisierung vorgeschrieben
Regulierte Branchen können sensible Daten oft nicht in Shared-Tenancy-SaaS-Lösungen verarbeiten. Wenn Sie nachweisen müssen, wo Daten liegen und wer darauf zugreift, gibt Ihnen Eigenentwicklung diese Kontrolle.
Faktor 5: Budget und Zeitrahmen
Wie viel Spielraum haben Sie?
1 = Sehr begrenzt (unter 20.000 EUR, schnelle Lösung nötig) 2 = Eingeschränkt (20.000-50.000 EUR, 2-3 Monate) 3 = Moderat (50.000-100.000 EUR, 3-6 Monate) 4 = Komfortabel (100.000-250.000 EUR, 6-12 Monate) 5 = Flexibel (250.000 EUR+, bereit für die richtige Lösung zu investieren)
Seien Sie ehrlich. Individuelle Softwareentwicklung kostet für ein KMU-Projekt typischerweise 50.000-250.000 EUR plus laufende Wartung. Liegt das aktuell nicht im Rahmen, ist Standardsoftware die richtige Wahl.
Ihr Ergebnis auswerten
Addieren Sie Ihre fünf Bewertungen.
5-12: Kaufen. Standardsoftware ist die beste Wahl. Ihr Prozess ist Standard, Ihr Wachstum überschaubar, Ihr Budget favorisiert Geschwindigkeit.
13-18: Hybrid. Hier landen die meisten wachsenden KMU. Standard für Routinefunktionen, Eigenentwicklung für den Prozess mit hoher Einzigartigkeit oder Integrationskomplexität.
19-25: Entwickeln. Ihr Prozess ist einzigartig, Ihr Wachstum erfordert es, und Ihr Budget erlaubt es. Individuelle Software wird über 3-5 Jahre den besseren ROI liefern.
Die Gesamtkosten-Falle
Listenpreis ist irreführend. Immer.
Bei SaaS umfasst der wahre Preis: Lizenzgebühren (jährlich 8-12% steigend), Kosten pro Nutzer bei Wachstum, Integrationsaufwand (Middleware, Berater), Schulungszeit für jedes neue Tool und Opportunitätskosten, wenn das Tool nicht kann, was Sie brauchen.
Bei Eigenentwicklung umfasst der wahre Preis: den Bau selbst, Hosting und Infrastruktur (typischerweise 200-2.000 EUR/Monat), laufende Wartung (15-20% der Baukosten jährlich) und zukünftige Weiterentwicklung.
Ein Kunde zahlte 4.200 EUR/Monat für sieben SaaS-Tools in seinem operativen Workflow. Drei Mitarbeiter verbrachten 15 Stunden pro Woche damit, Daten manuell zwischen den Systemen zu übertragen.
Das sind rund 50.000 EUR/Jahr für SaaS plus 45.000 EUR/Jahr für verschwendete Arbeitszeit. Die maßgeschneiderte Lösung kostete 85.000 EUR Entwicklung und 1.200 EUR/Monat Betrieb. Amortisation: unter einem Jahr.
Drei Praxisbeispiele
Beispiel 1: Das Ingenieurbüro (Ergebnis: 10 - Kaufen)
- Prozesseinzigartigkeit: 2 (standardisierte Projektverwaltung)
- Wachstum: 2 (stabil)
- Integration: 2 (CRM-zu-E-Mail)
- Regulierung: 2 (Basis-DSGVO)
- Budget: 2
Ergebnis: Projektmanagement-Tool wie Asana oder Monday plus DATEV für die Buchhaltung. Fertig. Kein Grund, hier Geld in Eigenentwicklung zu investieren.
Beispiel 2: Der Logistiker (Ergebnis: 20 - Entwickeln)
- Prozesseinzigartigkeit: 5 (proprietärer Routingalgorithmus)
- Wachstum: 4 (Verdopplung jährlich)
- Integration: 4 (Lager, Fuhrpark, Fakturierung, Kundenportal)
- Regulierung: 3 (Gefahrgutvorschriften)
- Budget: 4
Drei verschiedene Logistik-Plattformen ausprobiert. Jede zwang sie, ihren Angebotsprozess zu vereinfachen. Genau dieser Prozess war aber der Grund, warum Kunden sie wählten. Eigenentwicklung war der einzige Weg, den Wettbewerbsvorteil zu erhalten.
Beispiel 3: Das Gesundheits-Startup (Ergebnis: 16 - Hybrid)
- Prozesseinzigartigkeit: 3 (teilweise individuelle Patientenaufnahme)
- Wachstum: 4 (schnelles Wachstum)
- Integration: 3 (EHR-Systeme und Abrechnung)
- Regulierung: 5 (Gesundheitsdaten, DSGVO, strenge Audits)
- Budget: 1 (Seed-finanziert)
Standardtools für E-Mail, Projektmanagement, Buchhaltung. Eigenentwicklung für ein DSGVO-konformes Patientenportal. API-Schicht verbindet alles.
Der hybride Ansatz in der Praxis
So funktioniert es typischerweise.
Standardsoftware für Routinefunktionen: E-Mail, Buchhaltung (DATEV, lexoffice), Projektmanagement, HR (Personio). Gelöste Probleme.
Eigenentwicklung für Ihren Wettbewerbsvorteil: die Kalkulationsengine, das Kundenportal, der interne Workflow, der Ihr Team 3x schneller macht als die Konkurrenz.
Verbindung über APIs. Ihr maßgeschneidertes Angebots-Tool spricht mit Ihrem DATEV-Konto, Ihr internes Dashboard zieht Daten aus Ihrem CRM.
Genau dafür ist eine API-First-Architektur konzipiert.
Die Entscheidung, die niemand bereut
Nach unserer Erfahrung bereuen Unternehmen die Eigenentwicklung, wenn sie die Anforderungsphase übersprungen, den billigsten Anbieter gewählt oder zu viel auf einmal gebaut haben. Sie bereuen den Kauf von Standardsoftware, wenn sie jahrelang einzigartige Prozesse in generische Tools gezwängt haben.
Nutzen Sie die Bewertungsmatrix. Seien Sie ehrlich bei den Zahlen.
Und denken Sie daran: Diese Entscheidung ist nicht endgültig. Sie können heute mit SaaS starten und später Eigenentwicklung ergänzen, wenn die Rechnung aufgeht.
Für einen umfassenden Überblick lesen Sie unseren Leitfaden zur individuellen Softwareentwicklung. Oder erfahren Sie mehr darüber, was individuelle Software wirklich kostet.
Nicht sicher, wo Ihr Unternehmen auf der Matrix steht? Lassen Sie uns gemeinsam Ihre Situation analysieren. Wir bewerten Ihre Prozesse, vergleichen die realen Kosten und sagen Ihnen ehrlich, ob Eigenentwicklung sich für Sie lohnt.
