Die Frage, die alle stellen und niemand beantwortet
“Was kostet individuelle Software?” Googeln Sie das und Sie finden hundert Artikel, die sagen “kommt drauf an.” Technisch korrekt. Völlig nutzlos.
Wir geben Ihnen konkrete Zahlen. Nicht weil jedes Projekt gleich viel kostet, sondern weil Sie eine Größenordnung verdienen, bevor Sie auch nur ein Meeting vereinbaren.
Die Wahrheit: Ein durchschnittliches individuelles Softwareprojekt für ein KMU liegt zwischen 50.000 und 250.000 EUR. Große Bandbreite. Aber nach diesem Artikel wissen Sie, was ein Projekt zum oberen oder unteren Ende treibt.
Realistische Preisbereiche nach Projekttyp
| Projekttyp | Typische Bandbreite (EUR) | Zeitrahmen |
|---|---|---|
| Internes Tool oder Dashboard | 50.000 - 100.000 | 3-4 Monate |
| Kundenportal | 80.000 - 150.000 | 4-6 Monate |
| SaaS-Plattform (MVP) | 80.000 - 300.000 | 6-12 Monate |
| Mobile App (iOS + Android) | 40.000 - 120.000 | 4-6 Monate |
| KI-Integrationspilot | 15.000 - 30.000 | 4-8 Wochen |
| Vollständige KI-Integration | 30.000 - 80.000 | 2-4 Monate |
Diese Bereiche gelten für einen mittelständischen europäischen Entwicklungspartner mit Stundensätzen von 100-150 EUR. Agenturen in Deutschland, Österreich und der Schweiz liegen am oberen Ende.
Was die Kosten in die Höhe treibt
Nicht jedes Projekt ist gleich. Was den Preis steigen lässt.
Komplexität der Geschäftslogik. Eine einfache App mit fünf Bildschirmen kostet einen Bruchteil einer Workflow-Engine mit bedingter Verzweigung, rollenbasierter Zugriffskontrolle und Echtzeitbenachrichtigungen. Mehr Regeln, mehr Code, mehr Geld.
Anzahl der Integrationen. Jedes System, mit dem Ihre Software kommuniziert, kostet extra. Ein Tool, das sich mit ERP, CRM, Zahlungsanbieter und E-Mail-Service verbindet, braucht vier separate Integrationsschichten.
Compliance-Anforderungen. DSGVO-Datenverarbeitung, Audit-Trails, Verschlüsselung und Löschanforderungen sind nicht umsonst. Gesundheitswesen, Finanzsektor und Behördenprojekte haben einen Compliance-Aufschlag von 20-40%.
Designumfang. Ein funktionales internes Tool kann eine Komponentenbibliothek nutzen. Ein kundenorientiertes Produkt mit Markenpolish braucht UX-Forschung, Prototyping und pixelgenaue Umsetzung. Das addiert 15-25%.
Was die Kosten senkt
Sie haben mehr Einfluss als Sie denken.
Klare Anforderungen sparen Zehntausende. Ein Kunde kam mit einem 12-seitigen Dokument, das jeden Bildschirm, jede Benutzerrolle und jeden Sonderfall abbildete. Sein Projekt lag 30% unter Budget.
Ein anderer Kunde sagte “wir wollen so etwas wie SAP, nur einfacher.” Sein Projekt lag 40% über Budget. Der Unterschied war nicht das Projekt selbst. Es war die Klarheit des Ausgangspunkts.
Ein MVP-Ansatz reduziert den Umfang um 40-60%. Bauen Sie nicht alle 47 Features von Ihrer Wunschliste. Bauen Sie die 5, die 80% des Problems lösen. Dann starten, lernen, iterieren.
Wiederverwendbare Komponenten beschleunigen die Entwicklung. Authentifizierung, Admin-Panels, Benachrichtigungssysteme, Zahlungsabwicklung. Gute Agenturen haben das alles schon gebaut.
Die versteckten Kosten, über die niemand spricht
Der Angebotspreis ist nur der Anfang.
78% der gesamten Softwarekosten fallen nach dem Launch an. Wartung, Updates, Skalierung, Bugfixes, Sicherheitspatches. Das gilt für Eigenentwicklung und SaaS gleichermaßen.
Planen Sie 15-20% der Baukosten jährlich für Wartung ein. Ein 100.000-EUR-Projekt braucht 15.000-20.000 EUR/Jahr, um gesund zu bleiben. Ohne das haben Sie innerhalb von 18 Monaten eine veraltende Codebasis.
Hosting kostet 200-2.000 EUR/Monat je nach Skalierung. Cloud-Dienste (AWS, Hetzner, IONOS) rechnen nach Nutzung ab.
Und dann gibt es die Kosten, die nie auf einem Angebot stehen: die versteckten Kosten billiger Entwicklung. Ein 30.000-EUR-Projekt, das nach sechs Monaten neu gebaut werden muss, hat Sie tatsächlich 60.000 EUR plus ein halbes Jahr verlorene Zeit gekostet.
Stundensatz, Festpreis oder Retainer?
Drei Preismodelle, jedes mit Vor- und Nachteilen.
Stundensatz (Time and Materials) bedeutet, Sie zahlen für tatsächlich geleistete Stunden. Am besten für Projekte mit sich entwickelnden Anforderungen. Risiko: Der Umfang kann ohne klare Grenzen wachsen.
Festpreis bedeutet definierter Umfang, definierte Kosten. Am besten für klar spezifizierte Projekte. Risiko: Die Agentur kalkuliert einen Puffer ein.
Monatlicher Retainer bedeutet eine fortlaufende Partnerschaft mit fester Stundenzahl pro Monat. Am besten für kontinuierliche Entwicklung und Wartung.
Unsere Empfehlung: Starten Sie mit einer Festpreis-Discovery-Phase (2-4 Wochen, 5.000-15.000 EUR), dann wechseln Sie zu Time-and-Materials für den Bau.
Realistisch budgetieren
Unser Framework für jeden Kunden.
Holen Sie 2-3 Angebote von qualifizierten Agenturen ein. Ignorieren Sie die Ausreißer. Der Median ist Ihre Basis.
Addieren Sie 20% Puffer. Jedes Projekt hat Überraschungen. Ein 20%-Puffer macht aus Überraschungen Planänderungen statt Budgetkrisen.
Planen Sie Wartung im ersten Jahr (15-20% der Baukosten), Hosting (200-2.000 EUR/Monat) und mindestens eine Feature-Iteration nach Launch (10-15% der Baukosten).
Ein 100.000-EUR-Projekt kostet im ersten Jahr tatsächlich etwa 130.000-140.000 EUR. Das sind keine versteckten Kosten. So viel kostet Software im Besitz.
Deutsche Besonderheiten
Wenn Sie in Deutschland bauen, beeinflussen einige zusätzliche Faktoren den Preis.
Deutsche Entwickler verlangen 90-150 EUR/Stunde, gehören zu den teuersten in Europa. DSGVO-Compliance ist nicht verhandelbar und addiert 10-20% für die Datenarchitektur.
Der Vorteil? Die KfW bietet spezielle Digitalisierungskredite für Softwareentwicklungsprojekte. Der ERP-Digitalisierungskredit deckt bis zu 25 Millionen EUR zu subventionierten Zinssätzen ab. Prüfen Sie, ob Ihr Projekt förderfähig ist.
Für einen umfassenden Überblick lesen Sie unsere Entscheidungshilfe Eigenentwicklung oder Standardsoftware und unseren Leitfaden zur individuellen Softwareentwicklung.
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